Privacy statement

Privacy Statement

Version 1.9
07-08-2025

Inhoudsopgave

1. Inleiding

Dit Privacy Statement is relevant voor bezoekers van onze websites, (toekomstige) gebruikers van Vidua en eventuele sollicitanten op onze vacatures. Vidua hecht er veel waarde aan dat je Vidua op eenvoudige en gebruiksvriendelijke wijze kunt gebruiken en dat er op een veilige, integere en transparante manier wordt omgegaan met je persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring willen Wij je graag informeren over welke gegevens Wij verzamelen, waarom Wij dat doen, op basis van welke grondslagen en hoe Wij omgaan met jouw persoonsgegevens (in overeentsemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming “AVG” ).

2. Wie zijn Wij?

Cleverbase ID B.V. (hierna: Vidua of Wij) is een ETSI/eIDAS geaccrediteerde Qualified Trust Service Provider en staat onder toezicht van de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur. Wij zijn gevestigd aan de Maanweg 174, 2516 AB te Den Haag, en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 67419925. Vidua is het merk waaronder Wij diensten aan jou als gebruiker leveren.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt Vidua?

3.1. Overzicht soorten gegevens

Wanneer verwerken we jouw gegevens? Hoe en waarvoor gebruiken we jouw gegevens? Welke persoonsgegevens gebruiken we? Grondslagen Bewaartermijnen
Registreren bij Vidua Om je te kunnen registreren als gebruiker voor gekwalificeerde vertrouwensdiensten gebruiken we je identiteitsgegevens om een correcte identiteitsvaststelling te doen.
We gebruiken technische gegevens om het registratieproces te onderhouden en te verbeteren. Dat doen we bijvoorbeeld door testen, incidentafhandeling, probleemoplossing, technische ondersteuning en rapportage.
We gebruiken je e-mailadres om je te kunnen contacteren als dat noodzakelijk is voor veilig gebruik van de dienst.		 Identiteitsgegevens:
- personalia: Voornaam, achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit.
- Gegevens van het identificatiemiddel, afgeleid van foto en/of NFC Chip: Datum van afgifte, verloopdatum, instantie, documentnummer, document uitgever, document type.
- Opname van videogesprek tussen gebruiker en medewerker.
- Gelaatsfoto (selfie).
- ID document foto.
Technische gegevens: IP-adres, App versie, apparaattype en besturingssysteem van het gebruikte apparaat.
E-mailadres.		 Overeenkomst: Wanneer je als gebruiker vertrouwensdiensten van ons afneemt of dit wilt gaan doen, moeten we je persoonsgegevens verwerken om je te kunnen identificeren. We gebruiken deze grondslag ook om je noodzakelijke informatie over updates geven als je gebruiker bent van Vidua. Bij het succesvol afronden van het registratieproces 10 jaar (je IP-adres 18 maanden). Deze termijn hanteren we om te voldoen aan compliance eisen en bewijsplicht vanuit o.a. de WWFt.
Bij het niet volledig afronden van het registratieproces, 2 jaar. Deze bewaartermijn hanteren Wij omdat Wij moeten kunnen aantonen dat een registratie niet is afgewezen op discriminatoire gronden.
Registreren bij Vidua Wij maken bij toestemming van de gebruiker, eenmalig gebruik van geautomatiseerde technieken voor vergelijking van je gezicht naar de foto op het ID document om vast te stellen dat de gebruiker de houder van het ID document is. (Zie ook H4 hieronder) Biometrische persoonsgegevens: geautomatiseerde gezichtsvergelijking en herkenning van liveness. Toestemming Er worden geen biometrische persoonsgegevens opgeslagen. De uitkomst van de gezichtsvergelijking zijn een user-id en een uitkomst (ja/nee) die niet te relateren zijn aan een biometrisch persoonsgegeven.
Contact opnemen met de klantenservice Bij contact met de klantenservice voor vragen en verzoeken noteren we contactgegevens zodat we je kunnen helpen met je vragen en verzoeken Contactgegevens: naam, e-mailadres en telefoonnummer Gerechtvaardigd belang: Wanneer je als gebruiker contact op neemt met de klantenservice hebben Wij contactgegevens nodig om te kunnen reageren. 18 maanden
Gebruiken van vidua diensten Bij gebruik van diensten van Vidua kunnen we je e-mailadres gebruiken om je steekproefsgeWijs te benaderen voor een laag frequente, anonieme enquête om je naar je gebruikerservaring te vragen. E-mailadres Gerechtvaardigd belang: Vidua gebruikt een minimale set gegevens om gebruikerservaring te achterhalen en te verbeteren 18 maanden
Vidua app gebruiken Bij gebruik van de mobiele app verzamelen we app gegegevens om met behulp van Firebase Analytics statistische analyses te maken over het gebruik van de Vidua app. IP adres. Hierbij worden de laatste acht getallen van het IP-adres gemaskeerd en geen andere persoonsgegevens gedeeld.
Ook worden gegevens altijd geaggregeerd, waardoord deze praktisch gezien niet te herleiden zijn tot een persoon.
Vidua heeft een verwerkersovereenkomst met Firebase Analytics gesloten en maakt geen gebruik van andere statistische analyse diensten voor applicatie gebruik in combinatie met Firebase Analytics.		 Gerechtvaardigd belang: we verwerken een minimale gegevensset voor het verbeteren van de gebruikerservaring Alle analytics gegevens worden na 2 maanden opgeschoond
Ondertekenen met Vidua Bij het onderteken met Vidua, deelt Vidua certificaatgegevens met de door jou gebruikte ondertekensoftware (eventueel van derden). Deze gegevens heeft de door jou gebruikte ondertekensoftware nodig, zodat jij gebruik kan maken van Ondertekenen met Vidua Ondertekencertificaat
- Publieke sleutel
- Volledige naam eindgebruiker		 Overeenkomst: deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk om als gebruiker te ondertekenen met Vidua. 18 maanden
Identificeren met Vidua Identificatie met Vidua behelst het door Vidua delen van identificerende gegevens van jou als gebruiker aan een vragende partij. Je geeft hiervoor toestemming door een toestemmingsverklaring te ondertekenen. Op het moment dat je gevraagd wordt gegevens te delen, zie je welke identificerende gegevens er worden gevraagd, zoals voornaam, achternaam en geboortedatum. De verklaring bewaren wij zodat herleidbaar blijft welke gegevens, op welk moment, door jou zijn gedeeld. Identiteitsgegevens: de gevraagde gegevens, waarvoor jij toestemming geeft om te delen.

Toestemmingsverklaring		 Overeenkomst: deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk om als gebruiker te identificeren met Vidua. 18 maanden
Solliciteren bij Vidua Vidua verzamelt de gegevens in het kader van de behandeling van sollicitaties. We gebruiken deze gegevens om de sollicitatieprocedure op een juiste manier te kunnen uitvoeren. Identiteitsgegevens: naam, geboortedatum, informatie uit CV

Contactgegevens		 Gerechtvaardigd belang: om een correcte sollicitatieprocedure te kunnen doorlopen
Overeenkomst, wanneer Wij deze gegevens gebruiken voor het afsluiten van een arbeidsovereenkomst.		 1 jaar na laatste contact in een sollicitatie.
Uitvoeren rechten van betrokkenen middels de AVG Verzoeken ten aanzien van het uitvoeren rechten uit de AVG Identiteitsgegevens: nodig voor identificatie van belanghebbende.

Contactgegevens		 Wettelijke plicht 2 jaar
Intrekken van een certificaat Het verzoek om een certificaat in te trekken vereist identificatie van de belanghebbende. Identiteitsgegevens: nodig voor identificatie van belanghebbende.

Contactgegevens		 Wettelijke plicht 10 jaar

3.2 Behandelen van persoonsnummers

Vidua heeft geen grondslag om persoonsnummers (zoals BSN of een ander nationaal persoonsnummer) te verwerken en voorkomt het verwerken van persoonlijke nummers zoveel mogelijk. Afhankelijk van uw nationaliteit en het model ID document vindt u op de voor- en/of achterzijde van de plastic kaart een persoonlijk nummer. Plak op deze plaatsen het persoonsnummer af voordat u een foto maakt van het document in de Vidua-app, bijvoorbeeld met ondoorzichtige tape. Bij sommige modellen bevindt het persoonsnummer zich ook in de MRZ (= Machine Readable Zone), de twee regels tekst onderaan het paspoor of de drie regels tekst op de achterkant van de ID-kaart. Deze gehele MRZ-code moet leesbaar zijn wanneer het document wordt gefotografeerd met de Vidua-app. We maskeren de MRZ met een overlay, zodat we het persoonsnummer niet opslaan. Na de foto vragen Wij u om ook het persoonsnummer in de MRZ af te schermen, omdat Wij dit tijdens de video niet kunnen maskeren.

3.3 Website en cookies

Bij het bezoeken van de website worden algemene bezoekgegevens gebruikt om de website zo goed mogelijk te tonen, te onderhouden en te verbeteren. We analyseren hoeveel bezoekers onze website krijgt en welke webpagina’s worden bezocht. Wij verwerken in dit kader geen persoonsgegevens en gebruiken enkel functionele cookies.

4. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens

Als je hier als gebruiker toestemming voor geeft, maakt Vidua in het registratieproces gebruik van geautomatiseerde technieken voor gezichtvergelijking en ’liveness’ herkenning. Dit is een eenmalige verwerking van biometrische persoonsgegevens. Er worden geen bijzondere persoongegevens opgeslagen, de uitkomsten van de verwerking betreffen ‘reguliere’ persoonsgegevens (zie 3.1). Voor de eenmalige verwerking maakt Vidua gebruik van Keyless Technologies. Deze verwerker heeft adequate beveiligingsmaatregelen genomen om de vertrouwelijkheid en integriteit van gegevensverwerking te waarborgen. Voor verwerking van bijzondere persoonsgegevens wordt aparte toestemmming gevraagd in de app. Registratie bij Vidua en gebruik van Vidua diensten blijft ook zonder deze toestemming mogelijk. Als je vragen hebt over de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, kunt je contact opnemen via een mailbericht naar klantenservice@vidua.nl.

5. Bescherming van jouw gegevens

Vidua doet er alles aan om je persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Alle medewerkers van Vidua die in het kader van hun taak kennisnemen van persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding. Wanneer Wij gebruik maken van verwerkers, zijn verwerkersovereenkomst afgesloten die de bescherming van persoonsgegevens waarborgen. Jouw gegevens worden alleen verstrekt aan derde partijen indien dit nodig is voor de uitvoering van de eerder genoemde doeleinden. Vidua is door een onafhankelijke auditor beoordeeld en is ISO27001 gecertificeerd. ISO27001 is de standaard op het gebied van informatiebeveiliging.

6. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je het recht een verzoek in te dienen om:

  • je persoonsgegevens in te zien;
  • je persoonsgegevens te wijzigen/corrigeren;
  • je persoonsgegevens te verwijderen;
  • je persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij;
  • te stoppen met het verwerken van je persoonsgegevens;
  • bezwaar te maken tegen het verwerken van je persoonsgegevens.

Indien je een van de bovengenoemde rechten wilt inroepen, kun je dit doen door betreffend verzoek via een mailbericht naar klantenservice@vidua.nl te sturen. We informeren je zo spoedig mogelijk over de afhandeling van het verzoek.

7. Ontvangers van jouw gegevens

De volgende personen en/of instanties kunnen je persoonsgegevens ontvangen:

  • Degenen binnen Vidua die belast zijn met of leiding geven aan taken op het gebied van de verwerking van je persoonsgegevens of diegenen die daarbij betrokken zijn;
  • (Sub)verwerkers die door Vidua worden ingeschakeld om bepaalde taken m.b.t. haar dienstverlening uit te voeren;
  • Overheidsinstanties, zoals toezichthouders, voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

Wij delen je persoonsgegevens niet met andere derden tenzij je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven.

8. Vragen

Als je vragen hebt over de manier waarop we met jouw privacy omgaan, of als je een of meerdere van de hierboven genoemde rechten wilt inroepen, kunt je mailen naar klantenservice@vidua.nl. Per post zijn Wij te bereiken op: Maanweg 174, 2516 AB Den Haag. Telefonisch zijn Wij bereikbaar op 070-820 96 80.

9. Wijzigingen

Wij kunnen onze privacyverklaring wijzigen. Deze wijziging zullen Wij publiceren op onze website. Als we de doeleinden van de verwerking ingrijpend willen wijzigen, zullen we je hiervan actief op de hoogte stellen.

10. Autoriteit Persoonsgegevens

Wij helpen je ook graag verder indien je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen onze verwerkingen van je persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via de website https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.